EFFEKTIVE STELLENAUSSCHREIBUNGEN MIT IHREM ANSPRECHPARTNER ERARBEITEN

Die Gewinnung talentierter Mitarbeiter ist immer schwierig. Fehler in diesem Bereich können ein beträchtliches Durcheinander verursachen, wodurch wertvolle Arbeitszeit und -kraft verschwendet werden.

Noch schlimmer ist, dass das Fehlen eines grundlegenden Konzepts zu fehlerhaften Personalentscheidungen führen kann, deren Korrektur dann schnell kostspielig wird.

Wenn Stellenausschreibung und Einstellungsverfahren von vornherein klar und verbindlich definiert sind, trägt dies wesentlich zu einer effizienten und effektiven Personalbeschaffung bei. So können auch sowohl das Stressniveau der Geschäftsleitung als auch Unterbrechungen im Alltagsgeschäft deutlich reduziert werden.

Es lohnt sich, intensiv nach der optimalen Methode zur Entwicklung von Stellenausschreibungen zu suchen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie Ihre Einstellungsverfahren zukünftig auslagern möchten.

Vorbereitung auf das erste Gespräch

Vor dem ersten Zusammentreffen mit dem Ansprechpartner für die Stelle ist es zunächst wichtig, selbst ein grundlegendes Verständnis der Materie aufzubauen und sich ein Bild zu machen. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Informationen beim ersten Briefing ungehindert fließen.

Teil der Vorab-Recherche sollten ein detailliertes Unternehmensprofil einschließlich der Wettbewerbssituation sowie relevante Rekrutierungsdaten sein.

Wenn Sie unvorbereitet in das Briefing-Gespräch gehen, verschwenden Sie wertvolle Zeit mit dem Abfragen von Informationen, die Sie ohne viel Aufwand vorher recherchieren können. Außerdem sind Sie durch diese Vorkenntnisse besser in der Lage, gezielte Fragen zu stellen.

Und seien wir doch mal ehrlich... Mit Vorkenntnissen über das Unternehmen macht man im Kundengespräch einen wesentlich professionelleren und kompetenteren Eindruck.

Spezifische Fragen stellen

Wer nur den Standardfragenkatalog abarbeitet, erhält zu wenig Einblick in die Kundensituation, um eine effektive Rekrutierung zu gewährleisten.

Jedes Gespräch mit einem Ansprechpartner für eine Stelle erfordert einen eigenen, fallspezifischen Katalog von Fragen, die von unmittelbarer Bedeutung für die jeweilige Vakanz sind.

Nur so kann sichergestellt werden, dass die zu erstellende Stellenausschreibung den spezifischen Geschäfts- und Personalanforderungen des Unternehmens entspricht.

Realistische Szenarien: Vergleichskandidaten

Eine der besten Methoden zur Erarbeitung einer detaillierten und vollständigen Stellenausschreibung besteht darin, dem Ansprechpartner für die Stelle beispielhaft echte Bewerber vorzustellen.

So kann er sich zur Eignung dieser Bewerber äußern und die Gründe für seine Entscheidungen erläutern.

Dadurch wird die Personalbeschaffung fokussierter und kann besser auf Präferenzen abgestimmt werden.

Profile von echten Kandidaten, die Sie bei der Erstellung der Stellenausschreibung als Vergleichsobjekte verwenden können, finden Sie über eine Vielzahl von Quellen, wie z. B. durch eine erweiterte Suche auf LinkedIn.

Mithilfe Ihrer Beispielkandidaten können Sie Ihrem Ansprechpartner für die Stelle auch deutlich machen, dass Sie bereits eine recht klare Vorstellung von seinen Anforderungen haben.

Genügend Zeit lassen

Da die richtige Erstellung der grundlegenden Stellenausschreibung so wichtig ist, muss von Anfang an genügend Zeit in sie investiert werden, ohne Ablenkungen oder Unterbrechungen.

Apropos „Zeit“: Eine der wichtigsten Grundlagen für jede Form von Briefing ist die Fähigkeit, zuzuhören.

Durch offene Fragen und konstruktives Zuhören können Sie zusätzliche Fragen formulieren. So hat Ihr Gegenüber die Gelegenheit für Erklärungen und Sie ausreichend Zeit, um ein tieferes Verständnis für die Anforderungen der Stelle zu entwickeln.

So schaffen Sie es, anstelle einer zähen oder hektischen Befragung ein entspanntes Gespräch über die Stellenausschreibung zu führen.

Erwartungen managen

Für einen reibungslosen und effektiven Personalbeschaffungsprozess ist oft ein Realitätscheck erforderlich.

Er beginnt mit einer realistischen Stellenausschreibung. Wenn das Erstgespräch zu einer Suche nach einem unrealistisch perfekten Kandidaten führt, ist diese von vornherein zum Scheitern verurteilt.

Nutzen Sie z. B. Ihr Fachwissen und Ihre Kompetenz, um offen und ehrlich mit dem Ansprechpartner für die Stelle zu sprechen.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, darauf hinzuweisen, dass z. B. das angebotene Gehalt oder ein anderer Aspekt der Stelle die gewünschte Zielgruppe möglicherweise abschrecken würde.

Es wirkt wesentlich professioneller, wenn Probleme in einer frühen Phase des Verfahrens gelöst werden, die sonst zu unnötigem Zeit- und Arbeitsaufwand führen.

Einen festen Plan aufstellen

Das Erstgespräch ist auch der beste Moment für die Entwicklung einer klaren Vorgehensweise. Sie müssen wissen, wer eingestellt werden soll, aber auch, in welchem Zeitrahmen.

Ein detaillierter und realistischer Zeitplan muss für jeden Verfahrensschritt genügend Zeit vorsehen.

Durch die Festlegung des Zeitplans im Erstgespräch kann man den Ansprechpartner für die Stelle gleich verbindlich „festnageln“.

Bitten Sie ihn, jeden Meilenstein in seinen persönlichen Terminplan zu übernehmen – insbesondere, wenn es um das Führen der Interviews geht. So vermeiden Sie später terminbedingte Verzögerungen und Unterbrechungen.

Klare Zielstellung

Bei der Erstellung der grundlegenden Stellenausschreibung bietet es sich auch an, über Ihre Strategie zu sprechen.

Der Ansprechpartner für die Stelle muss nach dem Gespräch fest überzeugt sein, dass das Recruitment-Team sehr wahrscheinlich den richtigen Kandidaten findet.

Ein frühzeitiges Strategiegespräch eröffnet auch Möglichkeiten für Diskussionen und Änderungen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, einige der Dinge zu erklären, die Sie nicht tun werden und ihre Auswahl an Maßnahmen zu begründen. Das verhindert spätere Irritationen oder Fragen.

Nachbereitung des Gesprächs

Was kommt nach einem produktiven Erstgespräch?

Geben Sie Ihrem Gesprächspartner direkt nach dem Gespräch einen kompletten Überblick über die besprochenen Inhalte, die festgelegten Verantwortlichkeiten und die Zeitplanung. Darüber hinaus müssen die Häufigkeit und bevorzugte Form von Mitteilungen zum Stand der Suche vereinbart werden.

Wenn Sie weitere Informationen zu Best Practices wünschen, gibt Hays Talent Solutions gerne die im Verlauf seiner erfolgreichen MSPs gewonnenen Erkenntnisse weiter.

AUTOR 

Sara Thompson
Programmleiterin UK, Hays Talent Solutions
Sara verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Recruitment-Bereich, die sie durch ihre Tätigkeit in EMEA- und APAC-Ländern erworben hat. Momentan arbeitet Sie als europäischer Programmleiter für einen großen Kunden mit komplexen Anforderungen. Neben der Leitung einer Vielzahl von RPO- und MSP-Programmen hat Sara auch als leitende Managerin im Bereich der Beschaffung talentierter Mitarbeiter für eine große Finanzdienstleistungsorganisation gearbeitet. Dadurch ist Sara in der Lage, Verfahren sowohl aus der Sicht des Kunden als auch aus der Sicht des Vermittlers zu betrachten, und so erfolgreiche Personalbeschaffungslösungen für eine Vielzahl verschiedener Regionen zu entwickeln.