LES 5 QUESTIONS QUE LES ENTREPRISES SE POSENT AVANT DE METTRE EN PLACE UNE SOLUTION MSP

Vous envisagez de mettre en place un MSP pour la première fois dans votre entreprise ? Ces 5 questions vous aideront dans le choix du modèle qui vous correspond le mieux.

Lorsqu’une entreprise envisage la mise en place d’une solution MSP, ses services achats et ressources humaines nous sollicitent sur des questions types. Voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées avant d’opter pour ce type de programme.

1. Combien de salariés doit employer une entreprise pour qu’une solution MSP soit viable ?

La plupart des programme de MSP Neutral Vendor ont été implémentés dans des entreprises comptant entre 150 et 10 000 salariés et avec minimum de 40M € de dépenses annuelles. Néanmoins, au-delà d’un certain nombre de salariés ou d’un montant de dépenses, les questions essentielles auxquelles nos solutions MSP peuvent répondre sont:

• Avez-vous des processus de recours à des ressources flexibles harmonisés au travers de vos différents sites/entités ?
• Pouvez-vous contrôler le niveau de conformité de vos prestataires et de leurs ressources ?
• Etes-vous capable de maîtriser les risques liés à l’utilisation de ces ressources ?
• Avez-vous défini une stratégie d’optimisation de votre vivier de candidats ?
• L’achat et l’administration quotidienne de ces processus chronophages ont-ils un intérêt stratégique à être traités par vos services internes ?
   

2. Allez-vous remplacer les fournisseurs déjà existants par votre propre panel de fournisseurs ?

Il est toujours préférable d’utiliser un panel de fournisseurs qui connaissent déjà l’activité du client plutôt que de faire appel à des fournisseurs avec lesquels le client n’a jamais traité ou en lesquels il n’a pas confiance. Dans un premier temps, nous essayons de collaborer avec les partenaires de nos clients avant d’introduire de nouveaux prestataires. De façon exceptionnelle et lorsque le client n’est pas satisfait de son panel de fournisseurs, nous proposons de nouveaux prestataires pour s’assurer qu’il ait accès aux meilleures compétences sur le marché, à un coût optimisé.

Dans des marchés comme la France où les solutions de MSP sont en développement et encore peu usitées, ces prestations peuvent, de prime abord, être perçues comme une menace. Néanmoins, les fournisseurs reconnaissent rapidement les nombreux avantages de la mise en place de ce type de programme. En effet, nos équipes MSP travaillent avec l’ensemble des fournisseurs de manière neutre et équitable. Cela permet notamment à vos partenaires de réduire leurs délais de recrutement et d’avoir accès à un volume d’activité plus important.

3. Quel est l’intérêt de mettre en place un outil informatique (VMS) ?

Partout dans le monde, l’utilisation de l’outil VMS (Vendor Management Systems) est désormais répandue mais en France, cette pratique est encore en phase de développement. Implémenter un outil informatique est essentiel pour capturer l’ensemble du flux d’information au sein d’un processus unique et harmonisé. Ainsi, l’outil permet de fiabiliser le processus et contrôler vos dépenses tout en ayant accès à un reporting sur mesure pour suivre et piloter la performance de vos fournisseurs.

Nous pensons qu’un VMS permet une montée en puissance plus rapide et efficiente d’une solution MSP, raison pour laquelle l’ensemble de nos programmes sont soutenus par une technologie.

En 2010, Hays a acquis 3 Story Software, plus communément appelé 3SS. Cet outil est implémenté à travers 40 de nos programmes dans le monde et dans plus de 23 pays. Nous avons un avantage commercial auprès des clients finaux pour lesquels il n’est pas nécessaire de payer pour la plateforme VMS d’un tiers. Cela leur permet de réaliser un ROI plus rapidement qu’en temps normal. Pour autant, les MSP ayant leur propre plateforme informatique ne sont pas la seule option à considérer.

Nous utilisons également plusieurs plateformes VMS mondialement reconnues, dont Beeline et Fieldglass et localement Pixid, pour répondre aux demandes des clients qui souhaitent choisir parmi plusieurs plateformes disponibles sur le marché. Nos équipes techniques conseillent à nos clients la plateforme qui correspond le mieux à leurs besoins et les aident à la mettre en œuvre pour pouvoir bénéficier des avantages du programme.

4. Quel est l’avantage d’avoir une équipe disponible sur le site de l’entreprise cliente ?

Avec la démocratisation du travail à distance, de nombreuses entreprises tendent à avoir leur programme MSP à distance, notamment dans le but de mutualiser les coûts. Néanmoins, notre expérience montre que, lorsque l’équipe MSP est basée dans les locaux de nos clients, sa montée en puissance se fait plus rapidement.

Pourquoi ?

Parce qu’il est fondamental de comprendre la culture du client, sa façon de travailler, le jargon de son activité et les spécificités des métiers pour lesquels il recrute. C’est la manière la plus rapide de s’assurer qu’une nouvelle équipe MSP est acceptée dans l’entreprise et disposée à comprendre ses besoins et ses moteurs. Une équipe MSP ne doit pas se contenter de finaliser les postes à pourvoir, elle doit fournir un aperçu du marché des talents aux utilisateurs finaux et ainsi, travailler au nom des clients et pour leur compte, au même titre que vos salariés (utilisation de leurs messageries, de la marque employeur etc). Pour cela, il nous paraît essentiel que tout ou partie de l’équipe soit sur site.

5. Quels sont les principaux challenges que devra relever l’entreprise lors de la mise en place de son premier MSP ?

Les principaux challenges que vous devrez relever seront la définition d’un plan de conduite du changement et de transition adapté à votre environnement et l’engagement de vos prestataires aux nouveaux processus. En effet, la mise en place d’un programme MSP représente un changement important pour une organisation. Il est donc essentiel de préparer et d’accompagner l’ensemble des personnes qui interagiront avec votre MSP. Notre vision de la conduite du changement est basée sur 5 concepts:

L’analyse pointue de votre situation permet la définition de processus cibles adaptés à vos spécificités. Ainsi, nous identifions les acteurs concernés et les impacts du changement sur ces derniers pour évaluer et anticiper leur niveau d’adhésion:

• Nous définissons une stratégie pour accompagner la transition et anticiper les risques
• Nous communiquons et partageons le changement avec les acteurs pour déceler leurs craintes et adapter la communication aux interlocuteurs
• Nous formons et accompagnons vos collaborateurs et vos prestataires pour les impliquer dans la mise en place du programme et renforcer leur niveau d’appropriation
• Nous déployons de façon coordonnée et cohérente les différentes étapes du projet en impliquant, en amont, les différentes parties afin qu’elles maîtrisent les tenants et les aboutissants
   

Enfin, il arrive souvent que les équipes du MSP soient affectées à des tâches actuellement réalisées par vos collaborateurs. Il faut donc anticiper et définir leurs rôles après l’exécution du programme pour qu’elles deviennent promoteurs de la solution.

Votre MSP devra jouer un rôle central dans la définition d’un plan de communication et de conduite du changement et ainsi, vous accompagner tout au long de l’implémentation de la solution.

AUTEUR
Leïla Sobh
Directrice du Développement MSP VMS RPO